Sincèrement, vous trouvez cette demande sérieuse ?

En qualité d’agence RP, nous recevons de plus en plus de demandes, que nous qualifierons ici de particulièrement désinvoltes, pour l’établissement d’offres et de devis.  Jugez par vous même…

La dernière en date s‘articulait comme suit:

Madame, Monsieur,

Nous sommes actuellement en train de développer notre propre marque de  xxxx  et nous souhaiterions recevoir une offre de prix pour accompagnement presse depuis notre soirée de lancement qui aura lieu à x le xx xxxx & ceci jusqu’au lancement de notre campagne le xx .xx.2019.  Suite à ce qui précède, pourrais-je vous demande une offre de prix qui couvre ces 15 jours d’un accompagnement presse (articles dans magazines, presse spécialisée suisse & française, article en ligne, blog, etc.)?

En vous remerciant par avance pour votre retour et en vous souhaitant une excellente fin de journée. Avec mes meilleures salutations. 

Signature

Non! Non et non !

Nous sommes désolés, mais cette approche ne nous donne pas envie de vous répondre et nous n’établirons aucune offre sur cette base.  Pourquoi? Parce que votre message est juste la synthèse de votre demande, soit une introduction…  Il y manque une foule d’informations utiles pour nous permettre d’y répondre. Et le minimum aurait été de nous proposer une rencontre afin que nous puissions découvrir votre produit, vos objectifs de communication, vos valeurs, les créateurs de l’entreprise.  En bref, faire connaissance afin de déterminer si nous pouvons être le « meilleur fit » pour vous et si nous allons être à même de servir au mieux vos intérêts. Vous auriez aussi pu nous appeler pour demander si nous avons bien reçu votre message et apporter les précisions qui s’imposent. Mais il est vrai que ces derniers points relèvent avant tout de savoir-vivre et de savoir-être et qu’il s’agit d’une autre histoire.

Si vous pensez avoir besoin d’une offre pour 15 jours, vous vous méprenez certainement sur la nature de notre travail et cela n’est peut-être pas de votre faute. Vous ne savez certainement pas que tout le gros du job aura été réalisé bien en amont et que les dernières retombées interviendront plusieurs mois après votre lancement. En effet, nous estimons la durée de notre intervention sur une plage d’environ 2 à 3 mois. Mais comment vous le dire sans heurter votre sensibilité ou aller à l’encontre de vos convictions profondes?

Vous auriez également pu faire un brief d’agence digne de ce nom. Nous reconnaissons que l’exercice est fastidieux et qu’il exige du temps et du travail de votre part. Il est toutefois indispensable car il permet de clarifier les attentes et d’éviter certains malentendus.

Une agence RP ne se choisit pas de la même manière qu’on choisit un électricien qui doit changer 2 ampoules. Aucune volonté de notre part de dénigrer le travail de l’électricien, bien au contraire! Mais il nous tient à cœur de faire comprendre à ces entreprise qu‘elles font fausse route en nous abordant  de cette manière et pourquoi cette approche ne nous donne pas envie de travailler avec elles.

Avant d’aborder la thématique même du bon brief d’agence, il suffit simplement de se mettre dans la peau de l’agence qui reçoit le document rédigé plus haut. A votre avis, quelles sont les bases tangibles dont elle dispose pour établir une offre qui soit réaliste et pertinente ? Aucune. C’est un peu comme vous demandiez à une compagnie aérienne le prix d’un vol, sans préciser la destination (ni la classe, la saison, la période et la date de votre départ, le nombre de personnes vous accompagnant, la durée de votre séjour, etc.)

Afin d’éviter que ce genre de pratique ne se banalise, nous avons jugé utile d’aborder ce sujet dans notre blog.

Quelques conseils pour contacter une agence RP

Le brief d’agence est la pierre angulaire sur laquelle se construit une campagne de relations publiques. Solide, bien articulé et concis, il vous permettra d’optimiser le travail de votre agence et vos relations avec elle. S’il s’agit d’un premier contact avec l’agence, évitez de procéder comme le contre exemple mentionné plus  haut.

Pourquoi un brief d’agence ?

Pour bien comprendre votre problématique, une agence RP a besoin de comprendre votre marché, vos clients et /ou prospects. Le brief sera écrit et constitue une piste de réflexion essentielle ainsi qu’une base de travail commune. Par ailleurs, nous préconisons toujours une rencontre avec l’agence ou un appel téléphonique établissant un rapport personnel. Pourquoi ? Parce que pour bien travailler ensemble et établir des relations de confiance, il est indispensable de se comprendre et de s’assurer que vous avez choisi le bon partenaire et vice-versa. Ne l’oubliez pas : L’agence ou le conseiller RP sera votre bras droit pendant toute la durée du mandat et la confiance doit être de mise pour une collaboration fructueuse.

Qui écrit le brief d’agence ?

Le brief est écrit par le client, qui réunit pour cela et en amont les différents initiateurs et intervenants du projet : fondateur, responsable RP ou marketing, responsable commercial, chef de produit… Ils pourront se servir du modèle de brief que nous proposons ci-dessous pour synthétiser leurs idées.

Quelles informations fournir dans votre brief ?

1. Contexte : Racontez-nous l’histoire de votre entreprise.  Donnez-nous des informations sur sa date de fondation, sur votre philosophie, vos valeurs, vos fondateurs, votre positionnement. Votre marché, votre offre, vos canaux de distribution… Votre ADN nous intéresse au plus haut point.
2. Raison de la demande : Ce qui motive votre démarche. Souhaitez-vous lancer un nouveau produit ou un nouveau service ? Vous attaquez-vous à un nouveau marché ? Votre entreprise fait preuve d’innovation et vous souhaitez le faire savoir ? Vous allez entrer en bourse et vous avez besoin d’être accompagné? Vous êtes sur le point de signer un contrat important? Vous venez de lever des fonds? Vous êtes sur le point de recevoir un prix d’innovation? Vous avez développé une technologie révolutionnaire susceptible d’aider des millions d’êtres humains? Vous allez faire une conférence sur un sujet d’actualité? Vous ouvrez une nouvelle filiale à l’étranger? Vous manquez de visibilité et vous souhaitez avoir l’avis d’un professionnel?
3. Concurrents : Qui sont vos concurrents ? Décrivez qui ils sont, quelles sont leurs offres, leurs avantages, leurs inconvénients ? Ce qui vous distingue clairement de vos concurrents (ce que vous faites qu’ils ne font pas)?
4. Cible : Quel est le cœur de cible que vous souhaitez toucher ? A qui s’adresse votre entreprise/service/produit ? L’âge, le genre, la catégorie socioprofessionnelle, les valeurs, les aspirations, les habitudes de consommation… Décrivez littéralement votre public-cible idéal.  Si vous avez plusieurs cibles, hiérarchisez-les. Vous pouvez pour cela vous glisser dans la peau de votre “client type”.
5. Perception recherchée versus perception actuelle:La perception du public-cible vis à vis de la marque est importante. Le positionnement consiste à faire émerger une marque parmi ses concurrents en lui donnant une place bien précise dans l’esprit de son audience. Existe-t-il un gap entre la perception actuelle et la perception recherchée ?
6. Objectifs de communication : Définissez des objectifs clairs, cela aidera l’agence à définir la stratégie à mettre en œuvre et permettra de mesurer les résultats de la campagne RP. Les objectifs peuvent être cognitifs : Faire savoir : objectifs de notoriété, de connaissance d’une marque ou d’un produit. Ils peuvent être affectifs. Faire aimer : objectifs d’image, de sympathie pour une marque, un produit, un service. Ou être conatifs. Faire agir : objectifs liés à l’action, faire acheter un produit, s’inscrire à tel club, déclencher le bouche à oreille… Soyez réaliste et ne pensez pas qu’une seule campagne RP pourra répondre à une multitude d’objectifs. Si vos objectifs sont nombreux, définissez vos priorités.
7. Etat des lieux :Qu’avez-vous déjà entrepris en matière de communication ? Pour quels résultats? Disposez-vous déjà d’un dossier de presse ou d’une base de données média ? Comment est perçue votre entreprise ? Bénéficie-t-elle de la notoriété souhaitée ? Quels sont les problèmes que vous souhaitez résoudre ? Pouvez-vous nous faire parvenir de récents articles de presse vous concernant ou autres informations dont nous aurions besoin?
8. Spécificités et contraintes : Abordez les aspects pratiques, comme les contraintes de calendrier liées à vos activités ou à l’actualité de votre entreprise, les spécificités techniques de votre produit, son mode d’utilisation…
9. Budget : Définir un budget est vivement conseillé. Donnez soit une fourchette de prix ou un maximum à ne pas dépasser. Auriez-vous l’idée d’aller acheter une voiture ou un équipement audio, par exemple, sans avoir en tête un budget approximatif que vous est prêt à dépenser ? Alors pourquoi ne pas faire de même avec une agence RP?

Nous  sommes malheureusement parfois confrontés à des entreprises  qui ne veulent pas articuler de budget et cela ne nous permet pas de proposer les actions ou les moyens à mettre en oeuvre les plus pertinents. Au fil des années, nous avons pu constater que ceux qui n’articulent pas de budget sont souvent les mêmes que ceux qui veulent les prestations d’une Ferrari pour le prix d’une d’une 2 CV. Ne soyez pas ce client-là!

Définir un budget permettra non seulement à l’agence de choisir les actions les plus pertinentes et de calibrer votre stratégie RP, mais évitera aussi de lui faire perdre du temps – donc de l’argent – à refaire un plan d’action.

Last but not least

• L’exemple de brief ci-dessus est juste un modèle. Le vôtre ne doit pas nécessairement être aussi complet mais il est important que vous vous fassiez quelques réflexions en amont. Nul besoin de faire de longues phrases. Une liste à puces fera parfaitement l’affaire.
• Les agences RP sont tenues au secret professionnel et à la plus stricte confidentialité des dossiers qui leur sont confiés. Si vous avez besoin d’être rassuré, vous pouvez aussi leur faire signer un accord de confidentialité.
• Si vous mettez plusieurs agences en compétition, ayez la transparence de le dire et mentionnez le nom des agences concurrentes faisant partie de la sélection. La Suisse romande est un petit pays et tout se sait très vite. Alors pourquoi, sous le couvert de la confidentialité, faire preuve d’opacité?
• Mentionnez également la date ou la période à laquelle vous souhaiteriez avoir une proposition en retour.
• En suivant ces quelques conseils, vous devriez être en mesure de réaliser un brief d’agence concis qui vous permettra d’obtenir une proposition stratégique pertinente adaptée à votre demande.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez nous soumettre votre brief. Et si vous avez envie de nous appeler pour vous assurez que nous avons tout en main pour répondre à votre demande, you will be most welcome :-). Ce geste personnalisé sera apprécié à sa juste valeur!

Mais alors, comment s’adresser à une agence RP si vous n’avez pas encore de brief ou si c’est la toute première fois que vous êtes amené à entreprendre cette démarche? 

Si votre brief est encore gestation et que vous souhaitez d’abord rencontrer une agence pour un premier contact exploratoire, voici un exemple auquel nous répondons volontiers.

Bonjour,

Nous sommes actuellement à la recherche d’une agence de communication dans le but de pouvoir déléguer certaines tâches de notre société.

Nous serions donc intéressés à vous rencontrer dans le courant de la semaine prochaine afin d’obtenir plus d’informations concernant les prestations que vous proposez.

Je vous invite à prendre contact avec moi par e-mail dès que possible pour fixer un rendez-vous en nos locaux.

En vous remerciant d’avance de votre retour, je vous souhaite une bonne journée et vous adresse mes meilleures salutations.

Signature

La différence entre les deux approches saute au yeux, n’est-ce pas?

Nous espérons que ces quelques infos vous seront utiles et qu’elles vous permettront de mieux comprendre notre travail ainsi que le contexte de cette mise au point.